Intro

Ben jij die ervaren secretaresse met coördinerend talent en een scherp oog voor structuur? Heb jij het in je om een team aan te sturen én zelf operationeel bij te dragen? Dan is deze rol op jouw lijf geschreven. Voor een toonaangevend advocatenkantoor in hartje Utrecht zoeken wij een Coördinator Secretariaat die zorgt dat alles op rolletjes loopt. Jij bent het aanspreekpunt, de spil in het web én de aanjager van vernieuwing. Geen dag is hetzelfde – maar jouw regie is voelbaar.

Werkzaamheden

Als Coördinator Secretariaat ben jij de spil van de secretariële ondersteuning binnen het kantoor. Jij houdt het overzicht, stemt af met verschillende stakeholders en zorgt ervoor dat het secretariaat soepel en efficiënt draait. Je combineert je coördinerende rol met hands-on werkzaamheden en werkt daarbij nauw samen met partners, juristen en collega-secretaresses.

Wat ga je doen?

• Je stuurt het secretariaat aan, verdeelt werkzaamheden en bewaakt de planning;
• Je bent sparringpartner voor de advocaten en ondersteunt waar nodig bij de dagelijkse praktijk;
• Je signaleert knelpunten in de werkprocessen en stelt verbeteringen voor;
• Je zorgt voor een goede overdracht, bezetting en continuïteit binnen het team;
• Je ondersteunt bij complex agendabeheer, documentenbeheer en correspondentie.

Aanbod

• Salaris: € 3.478,- tot € 5.216,- bruto per maand o.b.v. 40 uur per week (afhankelijk van ervaring);
• Bonus: vaste 13e maand;
• Reiskostenvergoeding: vanaf 10 kilometer, plus een aantrekkelijk fietsenplan;
• Pensioenopbouw: goede pensioenregeling en collectieve zorgverzekering;
• Doorgroeimogelijkheden: volop ruimte voor specialisatie en professionele groei via cursussen en opleidingen;
• Bereikbaarheid: uitstekend bereikbaar met het ov, op loopafstand van Utrecht Centraal;
• Parkeermogelijkheid: beperkt – gericht op reizen met ov;
• Overige: thuiswerkvergoeding en 32 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband + 8% vakantiegeld.

Waarom je juist hier wilt werken:

• Verantwoordelijkheid en vertrouwen vanaf dag één
  Jij krijgt de regie over het secretariaat en wordt serieus genomen als professional.
• Werken bij een toonaangevend advocatenkantoor
  Je werkt in een vakinhoudelijk sterk kantoor waar kwaliteit vooropstaat.
• Samenwerken in een professioneel en betrokken team
  Je komt terecht in een collegiale sfeer waar men voor elkaar klaarstaat en samen de schouders eronder zet.

Functie-eisen

• Minimaal 3 jaar ervaring binnen een advocatenkantoor of professionele dienstverlener, liefst in een coördinerende rol;
• Een hbo-diploma op zak, bijvoorbeeld in de richting van Office Management of Rechten;
• Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands en kunt je goed redden in het Engels;
• Minimaal 32 tot maximaal 40 uur per week beschikbaar en werkt flexibel bij piekmomenten;
• Je bent stressbestendig, zorgvuldig en schakelt makkelijk tussen verschillende niveaus;
• Woonachtig bij voorkeur in (de regio) Utrecht of bent goed in staat om er dagelijks te zijn.

Organisatie

Je gaat aan de slag bij een gerenommeerd advocatenkantoor dat zowel nationaal als internationaal opereert. Dit kantoor staat bekend om zijn expertise op het gebied van onder andere arbeidsrecht, bestuursrecht, vastgoed en aansprakelijkheidsrecht. Met meerdere vestigingen verspreid over het land, werk je straks vanuit de bruisende stad Utrecht, op loopafstand van het centraal station. Hierdoor is het kantoor uitstekend bereikbaar met het openbaar vervoer.

Het secretariaat is hecht en professioneel ingericht, met meerdere secretaresses, juridisch medewerkers en ondersteunend personeel die nauw met elkaar samenwerken. De sfeer binnen het kantoor laat zich het beste omschrijven als professioneel, nuchter en resultaatgericht. Er wordt hard gewerkt, maar er is zeker ook ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, collegialiteit en humor.

Het advocatenkantoor is modern ingericht met oog voor structuur, efficiëntie en kwaliteit. Initiatief wordt gewaardeerd en er is volop ruimte voor verbetering van processen en het stroomlijnen van het secretariaat. Als Coördinator ben jij hierin de verbindende schakel.

Waarom je hier wél wilt werken:

• Verantwoordelijkheid en vertrouwen vanaf dag één
• Je krijgt veel ruimte om het secretariaat zelfstandig aan te sturen. Jouw expertise wordt gewaardeerd en er wordt echt naar je geluisterd.
• Werken bij een toonaangevend advocatenkantoor
• Je maakt deel uit van een kantoor met landelijke en internationale ambities, waar inhoud en kwaliteit vooropstaan.
• Samenwerken in een professioneel en betrokken team
• De lijnen zijn kort, de sfeer collegiaal. Je werkt dagelijks samen met vakmensen die samen het verschil willen maken.

Contactpersoon

Voel jij je aangesproken? Laat van je horen en wie weet drinken we binnenkort koffie in hartje Utrecht.