Bestuurssecretaresse / Executive Assistant Bestuur

Tot € 4.500,- o.b.v. 37,5 uur, rechtstreeks werken voor het bestuur én een vertrouwenspositie met veel verantwoordelijkheid.

Ben jij een ervaren Executive Assistant Bestuur die graag vooruitdenkt en precies weet wat er nodig is om een bestuur optimaal te ondersteunen? In deze functie werk je rechtstreeks voor de partners die samen het bestuur vormen van een middelgroot advocatenkantoor in Rotterdam. Een positie waarin discretie, overzicht en gevoel voor verhoudingen samenkomen.

Samen met jouw collega ben je het centrale aanspreekpunt voor het bestuur. Je beheert complexe agenda’s, bereidt bestuursvergaderingen en AVA’s voor, bewaakt actiepunten en verzorgt de verslaglegging. Daarnaast schakel je met aandeelhouders, stafleden en externe relaties en zorg je ervoor dat belangrijke processen achter de schermen soepel verlopen.

Dit is geen functie waarin je alleen uitvoert wat er wordt gevraagd. Je denkt vooruit, houdt de regie en weet wanneer je zelf actie moet ondernemen. Daar staat een salaris tot € 5.000,- bruto per maand op basis van 37,5 uur tegenover, aangevuld met een prestatieafhankelijke variabele beloning en goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Werkzaamheden

Als Executive Assistant Bestuur ben je samen met jouw collega het centrale aanspreekpunt voor het bestuur. Je werkt rechtstreeks voor de partners die het bestuur vormen en zorgt ervoor dat alles rondom bestuursvergaderingen, de Algemene Vergadering van Aandeelhouders en andere belangrijke overleggen zorgvuldig wordt voorbereid en georganiseerd.

Je houdt grip op complexe agenda’s, bewaakt acties en zorgt ervoor dat afspraken worden opgevolgd. Tegelijkertijd schakel je met verschillende gesprekspartners binnen en buiten de organisatie. Ook wanneer verschillende zaken tegelijkertijd jouw aandacht vragen, weet jij wat prioriteit heeft.

Jouw werkzaamheden:

• Je beheert complexe agenda’s, organiseert vergaderingen en bewaakt actiepunten en afspraken.
• Je bereidt bestuursvergaderingen, AVA’s en managementoverleggen voor en verzorgt de verslaglegging en opvolging hiervan.
• Je onderhoudt professioneel contact met aandeelhouders, stafleden en externe relaties en bent een belangrijk aanspreekpunt namens het bestuur.
• Je organiseert zelfstandig zakelijke reizen, bewaakt het interne reisprotocol en onderhoudt contact met externe reispartners.
• Je beheert mailboxen, stelt roosters op en zorgt dat ook praktische en persoonlijke zaken rondom het bestuur zorgvuldig worden geregeld, waaronder attenties bij bijzondere gelegenheden.

Aanbod

Bij deze verantwoordelijke vertrouwenspositie hoort een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket:

• Salaris: tot € 4.500,- bruto per maand op basis van 37,5 uur per week, afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
• Beloning: een prestatieafhankelijke regeling voor variabele beloning.
• Reiskostenvergoeding: € 0,23 per kilometer of volledige vergoeding van jouw OV-kosten.
• Pensioenopbouw: een goede pensioenregeling.
• Doorgroeimogelijkheden: ruimte om jezelf verder te ontwikkelen door middel van opleidingen, trainingen en het interne opleidingsplan voor ondersteunende professionals.
• Bereikbaarheid: je werkt voornamelijk vanuit de hoofdvestiging in Rotterdam.

Daarnaast kun je rekenen op:

• 8% vakantiegeld.
• 27 vakantiedagen op fulltime basis.
• Een extra vakantiedag wanneer je minder dan drie ziektedagen per jaar hebt.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.

Daarom kies je voor deze werkgever:

• Je werkt rechtstreeks voor de partners die samen het bestuur vormen en bevindt je dicht bij de besluitvorming.
• Je krijgt een vertrouwenspositie waarin discretie, professionaliteit en jouw gevoel voor verhoudingen worden gewaardeerd.
• Je krijgt veel regie over complexe agenda’s, belangrijke overleggen, actiepunten, reizen en de organisatie rondom het bestuur.

Functie-eisen

Je bent een ervaren ondersteuner die vooruitdenkt, rust bewaart en begrijpt wat het betekent om rechtstreeks voor een bestuur te werken. Je hoeft niet overal bij betrokken te worden om te weten wat er nodig is. Je signaleert, organiseert en zorgt ervoor dat afspraken worden opgevolgd. Daarbij ga je vanzelfsprekend discreet om met vertrouwelijke informatie.

• Je hebt ruime werkervaring als Executive Assistant, Directiesecretaresse, Personal Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende functie op minimaal medior niveau.
• Een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur in een secretariële of organisatorische richting.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk, en kunt je professioneel uitdrukken in het Engels.
• Je bent flexibel beschikbaar gedurende de werkweek en vindt het vanzelfsprekend om jouw agenda waar nodig af te stemmen op belangrijke bestuursmomenten.
• Je bent discreet, accuraat en organisatorisch sterk. Je denkt vooruit, stelt gemakkelijk prioriteiten en weet professioneel te schakelen met partners, aandeelhouders en andere gesprekspartners.
• Je woonachtig in Rotterdam of omgeving, of kunt de hoofdvestiging in Rotterdam goed bereiken.

Organisatie

Je komt te werken bij een middelgroot advocatenkantoor met ongeveer 85 collega’s, verdeeld over de vestigingen Rotterdam en Den Haag. Voor deze functie is Rotterdam jouw hoofdvestiging. De organisatie combineert het niveau en de professionaliteit van een zakelijke juridische omgeving met korte lijnen en persoonlijke samenwerking.

Als Executive Assistant Bestuur werk je rechtstreeks voor het bestuur, dat bestaat uit partners van het advocatenkantoor. Samen met een collega vorm je het centrale aanspreekpunt en zorg je ervoor dat alles rondom het bestuur, bestuursvergaderingen, de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) en andere belangrijke overleggen zorgvuldig wordt georganiseerd.

Je bevindt je dicht bij de besluitvorming binnen de organisatie. Je schakelt met partners, aandeelhouders, stafleden en externe relaties en krijgt te maken met informatie die vraagt om discretie en een professionele aanpak. Daarmee bekleed je een belangrijke vertrouwenspositie binnen het kantoor.

De cultuur is professioneel, open en toegankelijk. De lijnen zijn kort en er is ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en zelfstandig te werken. Juist in deze functie krijg je veel vertrouwen en ben je achter de schermen belangrijk voor een goed georganiseerd bestuur.

Waarom je hier wilt werken:

• Je werkt rechtstreeks voor het bestuur. Je ondersteunt de partners die samen het bestuur vormen en bevindt je dicht bij de besluitvorming binnen het advocatenkantoor.
• Je krijgt een echte vertrouwenspositie. Je bent betrokken bij bestuursvergaderingen, AVA’s en managementoverleggen en werkt met informatie waarbij discretie, zorgvuldigheid en professionaliteit essentieel zijn.
• Je krijgt veel regie en verantwoordelijkheid. Van complexe agenda’s en bestuursvergaderingen tot reizen, actiepunten en communicatie met aandeelhouders: jij houdt overzicht en zorgt dat alles achter de schermen goed geregeld is.

Solliciteren?

Ben jij klaar voor een volgende stap in jouw carrière en zie jij jezelf al werken binnen dit moderne advocatenkantoor? Dan maak ik, Lisa Marink graag kennis met je.

Solliciteer eenvoudig via het sollicitatieformulier of neem vrijblijvend contact met mij op voor meer informatie over de functie, het advocatenkantoor en de mogelijkheden.

Lisa Marink
Senior Recruitment Consultant & Eigenaresse| Link2Match

• lisa.marink@link2match.nl
• 06 – 51 77 77 22