Front Office Assistant

Vacature

Wil jij als Front Office Assistant werken op een bijzondere locatie bij een prachtig en toonaangevend advocatenkantoor in Amsterdam? Dan hebben wij dé vacature voor jou. We zijn namelijk op zoek naar een Front Office Assistant die bij dit prachtige internationale advocatenkantoor aan de slag wilt gaan. Het advocatenkantoor is één van de grootste advocatenkantoren van The United States en ze hebben ook een kantoor in Amsterdam.

Werkzaamheden

Wanneer jij aan de slag gaat als Front Office Assistant ben jij vaak het eerste aanspreekpunt van het advocatenkantoor. Wanneer cliënten en overige gasten het kantoor binnenstappen zal jij deze begeleiden naar de aangewezen meeting rooms. Je doet dit met een professionele en vriendelijke houding. Je vindt het belangrijk dat iedereen die het kantoor betreedt zichzelf welkom voelt en je zet je graag in om dit gevoel te kunnen creëren en waarborgen.

Overige taken als Front Office Assistant:

• Ontvangen van cliënten, collega’s en derden;

• Het klaarzetten van de meeting rooms;

• Agenda’s van collega’s beheren, bijhouden en zorgen dat alles up to date is;

• Telefonisch cliënten te woord staan en deze doorverbinden naar de juiste contactpersoon;

• Een goed contact onderhouden met koeriersdiensten;

• Uitvoeren facilitaire werkzaamheden;

• Hospitality- en secretariële taken op je nemen.

Aanbod

Je treedt direct in dienst als Front Office Assistant en ontvangt een salaris tot € 3.500,- bruto op fulltime basis, afhankelijk van jouw werkervaring. Ook heb je recht op een 13e maand en ontvang je een volledige reiskostenvergoeding voor het openbaar vervoer. Wanneer je na de eerste 6 maanden wordt overgenomen door het advocatenkantoor, ontvang je ook een zorg- en fitnesstoeslag.

Ook ontvang je:

• 8% vakantietoeslag;

• 25 vakantiedagen;

• Een uitgebreide WIA- en overlijdenrisicoverzekering;

• Verschillende ontwikkelingsmogelijkheden zoals o.a. cursussen en opleidingen. Deze worden vergoed door de werkgever;

• Toegang tot verschillende kantooractiviteiten, inclusief de wekelijkse vrijdagmiddagborrel;

• Een mogelijke deelname aan fiets Leaseplan met maandelijkse bijdrage van € 10,-.

Functie-eisen

Jij bent samen met jouw collega receptionistes het visitekaartje van het bedrijf. Jij bent vaak de eerste persoon waar men mee te maken heeft wanneer ze het advocatenkantoor contacteren. Het vinden van de perfecte kandidaat is belangrijk. We willen de juiste match creëren door de juiste kandidaat aan dit prachtige kantoor te koppelen. Neem daarom onderstaande punten goed door. Herken jij jezelf hierin, dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet.

De perfecte kandidaat:

• Jij beheerst de Nederlandse taal en de Engelse taal perfect;

• Je wilt graag werken in een dynamische omgeving;

• Je weet hoe je jezelf representatief moet presenteren;

• Je bent proactief en denkt in oplossingen;

• Je kunt goed met stressvolle situaties omgaan;

• Je hebt een goede kennis over Microsoft Office;

• Je bent minimaal 20 uur per week beschikbaar – meer uren werken kan ook.

Ook fijn:

• Ervaring als receptioniste binnen de juridische dienstverlening is een pre maar geen must;

• Je hebt een affiniteit met de juridische branche en wilt graag werkzaam zijn in deze branche;

• Je woont in Amsterdam of in de omgeving van Amsterdam.

Organisatie

Naast dat het advocatenkantoor één van de grootste advocatenkantoren van Amerika is, is het kantoor in Nederland ook een waar begrip. Doordat dat het kantoor in Nederland een stuk kleiner is in vergelijking met andere internationale vestigingen, is het een echte ‘ons kent ons’ organisatie. Momenteel werken er ongeveer 80 medewerkers. Je zal al jouw toekomstige collega’s vrij vlot ontmoeten en merken dat je bij dit bedrijf geen nummertje bent, maar er écht toe doet. Ook kom je te werken in een internationale omgeving. De voertaal op het kantoor in Amsterdam is Nederlands, maar wel heb je te maken met internationale klanten en internationale collega’s van andere vestigingen. Het is daarom van uiterst belang dat je naast het perfect beheersen van de Nederlandse taal ook de Engelse taal goed beheerst.

Het kantoor in Amsterdam richt zich voornamelijk op fusies en overnames, rechtszaken, arbeid en werkgelegenheid, belastingen en arbitrage. Het is de verantwoordelijkheid van de receptioniste om de juiste klantenservice te bieden, zodat je een goede ondersteunende rol kunt vervullen in dit proces.