Tot € 5.000 salaris, werken binnen een interessante afdeling én een rol met meer verantwoordelijkheid dan traditioneel secretaressewerk.
Ben jij organisatorisch sterk, houd je moeiteloos overzicht en zoek je een ondersteunende functie waarin je méér doet dan agenda’s en afspraken beheren? Als Juridisch Secretaresse / Operations Officer binnen de afdeling White Collar Defense & (Special) Investigations krijg je een brede rol waarin organisatie, administratie en verantwoordelijkheid samenkomen.
Werkzaamheden
Als Juridisch Secretaresse/ Operations Officer ben jij een belangrijke schakel binnen de praktijk. Je ondersteunt twee partners, houdt overzicht over lopende werkzaamheden en zorgt ervoor dat administratieve en organisatorische processen zorgvuldig worden uitgevoerd.
Je wordt onderdeel van een team van ongeveer 15 professionals. Samen met een andere Operations Officer ondersteun je twee partners en zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Jullie werken nauw samen, verdelen de werkzaamheden en zorgen ervoor dat de praktijk professioneel en efficiënt wordt ondersteund. Je beheert niet alleen agenda’s en documenten, maar bent ook betrokken bij cliëntadministratie, declaraties, financiële processen en de organisatie rondom de praktijk.
Je functie is breed: van agenda- en documentbeheer tot cliënt- en matteradministratie, financiële ondersteuning en het organiseren van zakelijke reizen. Je bent daarnaast een belangrijk aanspreekpunt voor collega’s, cliënten en externe partijen. Hierdoor weet je goed wat er binnen de praktijk speelt en kun je vooruitdenken in jouw ondersteuning.
Jouw werkzaamheden:
- Fungeren als aanspreekpunt en vraagbaak voor de Shareholders, Local Partners, Counsels, Associates, cliënten, rechtbanken en andere externe partijen
- Het opstellen, redigeren en archiveren van (juridische) documenten
- Bijdragen aan de opmaak van declaraties voor cliënten, het bijhouden van urenregistraties en andere administratieve taken met betrekking tot de financiële afhandeling
- Het bijhouden van juridische dossiers en zorgen voor een correcte en tijdige registratie van gegevens
- Coördineren van het op een correcte wijze openen van een matter voor een nieuwe cliënt volgens de vastgestelde procedures en zorgen dat matters continu worden gemonitord en beheerd in lijn met de geldende regelgeving en interne richtlijnen
- Beheren van de agenda’s, het bewaken van acties, het plannen van afspraken en het coördineren van vergaderingen, inclusief het regelen van locaties en voorbereidingen
- Organiseren van zakelijke reizen en accommodaties
- Ondersteunen bij de voorbereiding van rechtszittingen, het opmaken en indienen van processtukken, het opstellen van rechtbankdocumenten en het inrichten en bijhouden van de benodigde procesadministratie
- Algemene administratieve ondersteuning voor het juridische team, waaronder printopdrachten, het bijhouden van de post en het beheren van kantoorbenodigdheden
Aanbod
Je krijgt een brede functie met veel verantwoordelijkheid binnen een internationale praktijk. Daar staat een aantrekkelijk pakket tegenover:
- Salaris: tot € 5.000,- bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
- Reiskostenvergoeding / mobiliteit: je ontvangt een NS Business Card of kunt gebruikmaken van een leasefiets.
- Doorgroeimogelijkheden: je werkt binnen een internationale organisatie waar ruimte is om jezelf verder te ontwikkelen, initiatief te nemen en jouw verantwoordelijkheden verder uit te bouwen.
- Bereikbaarheid: je werkt vanuit het Valley-gebouw op de Amsterdamse Zuidas, uitstekend bereikbaar met het openbaar vervoer.
Daarnaast kun je rekenen op:
- Dagelijks een gratis gezonde lunch.
- Een iPhone en laptop van de zaak.
- Credits voor ClassPass.
- Een moderne en internationale werkomgeving.
Daarom kies je voor deze werkgever:
- Je krijgt een bredere verantwoordelijkheid dan binnen een traditionele secretariële functie en bent betrokken bij verschillende operationele processen.
- Je werkt midden in een dynamische en interessante praktijk.
- Je profiteert van de mogelijkheden van een internationaal advocatenkantoor.
- Je hebt een eigen team van Operations Officers om kennis mee uit te wisselen.
Functie-eisen
Je bent organisatorisch sterk, werkt zorgvuldig en krijgt er energie van wanneer alles achter de schermen goed geregeld is. Je neemt verantwoordelijkheid voor jouw werkzaamheden, stelt gemakkelijk prioriteiten en voelt je prettig in een internationale werkomgeving waarin je met verschillende mensen en werkzaamheden schakelt.
- Ervaring in een ondersteunende, administratieve of organisatorische functie. Ervaring als Juridisch Secretaresse, Personal Assistant of Management Assistant is een pre.
- Je beschikt over mbo+/hbo werk- en denkniveau.
- Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
- 32-40 uur per week beschikbaar.
- Je bent servicegericht, nauwkeurig en organisatorisch sterk. Je neemt initiatief, houdt overzicht en kunt gemakkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners.
- Woonachtig in Amsterdam omgeving of je kunt de Amsterdamse Zuidas goed bereiken.
Daarnaast werk je gemakkelijk met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
Organisatie
Je komt te werken bij een internationaal advocatenkantoor op de Amsterdamse Zuidas. Wereldwijd bestaat de organisatie uit meer dan 3.000 juridische professionals, verspreid over 51 vestigingen. Vanuit Amsterdam worden nationale en internationale cliënten geadviseerd en wordt veel samengewerkt in internationale en multidisciplinaire teams.
De Amsterdamse vestiging telt ruim 120 professionals, waaronder meer dan 75 advocaten, (kandidaat-)notarissen en fiscalisten.
Tegelijkertijd maak je deel uit van het bredere team van Operations Officers. Iedereen ondersteunt een eigen rechtsgebied, maar onderling wordt kennis gedeeld en helpen collega’s elkaar wanneer dat nodig is. Hierdoor krijg je veel eigen verantwoordelijkheid, terwijl je altijd collega’s hebt om op terug te vallen.
Het kantoor is gevestigd in het moderne Valley-gebouw op de Amsterdamse Zuidas. De cultuur is internationaal, professioneel en ondernemend. Eigen initiatief wordt gewaardeerd en je krijgt de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en mee te denken over de manier waarop werkzaamheden worden georganiseerd.
Waarom je hier wilt werken:
- Meer verantwoordelijkheid dan in een traditionele secretaresserol. Naast secretariële ondersteuning ben je betrokken bij cliëntadministratie, financiële processen en de organisatorische kant van de praktijk.
- Je werkt in een interessante praktijkgroep. Binnen een team van ongeveer 15 professionals ondersteun je twee partners en vorm je samen met een andere Operations Officer het ondersteunende hart van de praktijk. Binnen de afdeling White Collar Defense & (Special) Investigations komen veel interessante zaken langs en kun je veel leren.
- Internationaal niveau én collega’s om op terug te vallen. Je werkt binnen een wereldwijd advocatenkantoor en maakt tegelijkertijd deel uit van het bredere team van Operations Officers. Zo heb je jouw eigen verantwoordelijkheid, maar sta je er niet alleen voor.
Solliciteren?
Heb je interesse in deze uitdagende vacature? Dan maak ik graag kennis met je.
Rinske Buitendijk
Eigenaresse van Link2Match
M: 06-51477244
E: rinske.buitendijk@link2match.nl
